當有一件事需要大家集思廣益、頭腦風暴的時候，我們通常會採取會議的形式，把大家召集在一起，各自發表看法，尋求解決方式。
開會，是為了能夠節省時間，提高工作效率的。但若是，三天一小會，五天一大會，單純為了開會而開會，卻沒有明確的會議結果，只是在浪費時間，影響工作效率而已。
如此一般會有這樣幾種結果——
開著開著，會議就變成了集體茶話會；
聊著聊著，到了下班點，而當日的工作卻還沒完成；
做著做著，發現會議並沒解決問題，工作該進行不下去，還是進行不下去……
要想杜絕這種“有問題——開會——沒解決問題——繼續開會”的惡性循環，下面，我送給你四點建議。
01、會議時間
除了是小團隊之間，或是針對突發事件展開的會議，一般情況下，會議時間的確定，一定要做到提前溝通，提前通知。一方面是為了保證與會人員的全勤，在會議開始前規劃好手頭上的工作；一方面則是為保證會議的效率，方便與會人員各自做好會議準備。
在會議時間確定後，需要以或口頭、或文字的形式通知與會人員，並得到諸位的確認答覆方可。通知內容包括：會議時間，參會人員，主持人員，會議主題，會議紀律等。
02、會議流程
每次會議都需要有一個會議主持人/組織者，由主持人把控正常會議的流程與節奏。針對本次會議的主題，也就是亟待解決的幾個問題進行依次討論。當一個話題討論完畢，達成既定目標，就要及時向下一個議題推進，避免過多無關緊要的牽扯。新的問題則留待會後，或者如有必要，可以在流程的末尾臨時加一環節，甚至另尋時間、另設會議。
同時，每一部分話題都應該有明確的主講人，將傳遞的信息做清晰的陳述，然後由會議主持人引導大家發表意見。開會最忌上來就沒有中心論點，你一言我一語。頭腦風暴固然好，但沒有頭腦只有風暴，漫無目的的討論也是經常發生的情況。
在會議結束之前，由會議主持人進行會議總結，將達成共識的行動點複述一遍，以消除誤解，簡單說就是明確誰該做什麼，什麼時候完成以及如何評價成果。這樣可以幫助與會者帶著對自己行動計劃的思考離開會議。
03、會議紀律
保持會議過程中的紀律，是保障會議順利進行的基本手段。對於遲到、不遵守會議流程、發言帶情緒、會議期間接打電話、交頭接耳等行為，會議主持人應及時提醒，嚴重者可以予以懲罰。
04、會議記錄與跟蹤
在會議開始之前，就應確定好會議記錄人員，一般由公司內勤員工負責。會議記錄包括：會議主題、會議時間、會議主持人、與會人員、發言要點、會議決議等。會議結束後，於會議記錄的最後，所有與會人員簽字，代表各自明確會議決議，並且明確各自接下來的工作任務及方向。
所謂“散會不追蹤，開會一場空”。開會為的不是過程，而是結果。在會議結束後，要加強稽核檢查：如有發現問題適時調整，確保各項會議決議都能完成。
開會是很正常的一件事，但若是過於頻繁，就一個問題進行多次討論而未決，那就一定存在問題。開會沒有效率，你找到答案了嗎？
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