我公司新接一客戶——RJT公司。RJT公司經營醫療器械和耗材，主要客戶是各種醫療機構和醫療器械經營單位。我公司接手RJT公司時，經初步審閱，發現該公司賬簿較多，而其中很大一部分是往來賬。經查閱、估計，應收賬款、預付賬款、應付賬款、預收賬款四個科目下的往來單位有數百家，其中大多數往來單位都只有一個餘額，長期掛賬（很多都已超過三年），沒有發生額只有餘額，而且餘額也不大。見此情景，雲哥一下子頭大了，相信其它任何人也是一樣。
經詢問RJT公司經理段總，段總介紹說，RJT公司採購進貨方面，基本都是現款現貨，很少欠款的。至於銷售方面，客戶欠款是有的，但一般不會超過半年。聽到我說RJT公司有這麼多往來項目，段總一時難以接受，連連說不可能的。但賬已經在這裡了，現實已經擺在這裡，我們要辦理的，是對這些項目進行處理。
我給段總分析，這麼多往來項目放在賬上，如果是真實的倒也罷了，如果不是真實的，則需要儘快處理。這不光是不能真實反映企業經營情況的問題，還涉及到稅收問題。比如應付賬款，如果長期無法償付，則應確認為營業外收入，納入應納稅所得計算繳納企業所得稅。如此等等，段總聽了甚是著急。
由於賬目太多、而餘額較小、時間有限，我建議會計按以下步驟對RJT公司的往來賬目進行處理：
一、檢索所有往來科目，看是否有重複科目。對重複科目，直接進行對沖處理。比如，若發現有“應收賬款——西山區醫院”，餘額5000元，同時發現有“預收賬款——西山區醫院”， 餘額2000元，經與RJT公司管理人員交流確認後，可以直接進行對沖處理。對疑似重複的往來科目，要記錄下來，經複核確認確實是重複科目的，也作對沖處理。比如，若發現有“應收賬款——西山區醫院”科目和“預收賬款——西山區人民醫院”，兩個科目雖然不同，但應懷疑可能是同一科目。上傳業務會計分錄如下：
作上述會計分錄以後，應廢棄其中以結平的科目，並在其後標準“廢棄”二字，以防今後誤用。
由於前任會計工作很不負責任，上述情況相信是很多的。
二、對沖重複科目後尚有餘額的應收賬款、預付賬款科目，進行逐個審查、分析，經確認確實已經收款的，建議由RJT公司開具收款收據，交會計作現金收款處理，以沖銷該部分往來賬。經確認確實未收款、且無法收回的，應作壞賬處理，計入管理費用科目。經確認確實未收回、屬於正常情況的，仍任其繼續掛賬。
經過以上兩步處理，RJT公司的往來賬科目應可沖銷大半。
三、對應付賬款科目，應進行逐個審查、分析，經確認確實已經付款的，應聯繫供應商補開收據，交由會計做賬、沖銷該項往來賬；經確認確實未付款、且無法付出的，應轉做營業外收入，期末納入應納稅所得計算繳納企業所得稅；經確認確實未付出、屬於正常情況的，仍任其繼續掛賬。
前文說過，段總介紹RJT公司採購進貨方面，基本都是現款現貨，很少欠款。如果此話為真實，則RJT公司之所以存在大量長期掛賬的應付賬款，基本可以認定為是已付款會計未做賬。對這部分往來賬的處理，應核對銀行賬，看是否樓記付款事項；對確認為現金付款的，應取得供應商收據或其它合適的憑證，補記現金付款。
四、對預收賬款科目，應進行逐個審查、分析，經確認為已發貨未開發票的，應全部確認為銷售收入，計算繳納增值稅；經確認為已退款、未作退款處理的，應取得合適單據、作退款處理；經確認確實未退款、且無法付出的，應轉做營業外收入，期末納入應納稅所得計算繳納企業所得稅；經確認確實未退款、未發貨、屬於正常情況的，仍任其繼續掛賬。
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