文：孫老師，有溫度更有態度。
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如何能做好準備工作
工資表製作與工資發放是薪酬基礎管理人員(薪酬專員/助理)必備的工作技能之一。工資表製作與工資發放前需要做細緻的準備工作，只有將準備工作做到位，才能保證工資準確、及時地發放。這些準備工作主要包括以下兩個方面。
(1)工資表製作與工資發放所需知識的學習與理解；
(2)工資表製作與工資發放所需數據的收集與彙總。
工資表製作與工資發放所需知識的學習與理解
開始製作工資表和發放工資前，薪酬專員需要認真研讀、學習並深入理解一些必備的專業知識，主要包括以下幾個方面。
1.薪酬相關管理制度的學習與理解
薪酬專員要認真學習並理解企業現行的薪酬相關管理制度，這些制度一般包括《工資管理制度》《績效考核管理制度》《福利管理制度》《考勤管理制度》。在這些制度中，尤其要重點掌握工資結構、工資核定標準、計薪週期、工資保密規定、績效考核週期、績效考核基本辦法、福利的基本內容、與工資相關福利計算辦法、考勤基本規定、與工資相關的考勤管理規定等。
除此之外，薪酬專員還需要學習與薪酬管理有一定關聯度的管理制度，例如：《招聘管理制度》《轉正考核管理制度》《離職管理制度》《調動管理制度》《員工獎懲管理制度》等。這些制度涉及工資核算問題，尤其要注意學習掌握與工資有關聯關係的相關條款。
2.薪酬管理流程的學習與理解
薪酬管理流程與制度有較大的區別，薪酬管理流程更多地從接口關係及做事步驟的角度明確工作的規範性。但不同規模的企業在管理規範程度上區別很大，並不是每個企業都有書面的工作流程規範。薪酬專員可以從書面規範文件、同事、上級等諸多方面尋求幫助，以明確薪酬管理的流程要求，為工資製作及工資發放做好準備。
3.薪酬相關法律法規的學習與理解
與薪酬相關的法律法規主要包括國家《工資支付暫行條例》和地區性《工資支付條例》，以及《最低工資標準》《個人所得稅法》等，還有《勞動法》《勞動合同法》以及地區性《勞動合同法》中與工資相關的條款。這部分內容可以參照本書第9章，其中有詳細闡述。
4.基礎財務知識的學習與理解
作為薪酬專員，基礎財務知識不是一個必需項，但掌握一些基礎的財務知識可促進薪酬管理工作的順利開展。薪酬作為人工支出會體現在企業的財務報表中，另外，薪酬專員的部分工作要與財務管理接口，例如：工資統計數據、工資發放時的支付請款、報個人所得稅等。這也是部分規模較小的企業之所以由財務人員來核算和發放工資的原因。
HR人員應該掌握一些財務知識
在實踐工作中，與人力資源薪酬相關的崗位工作，甚至是人力資源經理級以上的管理崗位，都會運用到財務知識，或者說，其工作內容與財務管理有一定的關聯關係。我從十多年人力資源管理和企業運營管理的工作經驗看，掌握一定的財務知識是非常必要的，主要有三個方面：首先，要能看懂財務的“三個表”，即“損益表(或稱利潤表)”“資產負債表”和“現金流量表”，理解這三個表從利潤、資產、現金三個維度記錄和衡量企業運營的過程和結果；其次，要理解這三個表之間的勾稽關係，比如要掌握基礎的“收入-成本/費用=利潤”“資產-負債=所有者權益”及“現金流入-現金流出=淨現金流”等關係；最後，要掌握人力資源管理與財務報表的關係，如工資/福利在財務上體現的記賬科目、人工成本佔總成本或總費用的比例、人工成本與利潤的關係等。
工資表製作與工資發放所需數據的收集與彙總
工資表製作和工資發放前的另一項重要準備工作就是收集和彙總所需的基礎數據。為了一目瞭然，我們把這些數據整理在一個表格內，如表所示。
工資表製作和工資發放前數據準備一覽表
下面，我們逐個分析這些與工資表相關的基礎數據和表樣。
1.新進員工管理——招聘專員——《新進員工統計表》
新進員工一般在工資核算當月有未出滿勤的情況，由招聘專員進行統計，使用的表樣見表。
新進員工統計表
2.離職員工管理——員工關係專員——《離職員工統計表》
離職員工除了在工資核算當月有未出滿勤的情況外，還涉及是否有代通知金、補償金等，由員工關係專員統計，使用的表樣見表。
離職員工統計表
3.調動員工管理——員工關係專員——《調動員工統計表》
調動員工主要涉及部門變化、崗位調整和工資調整，原則上要按照調整時間分前後兩段對工資分部門、分額度進行核算，由員工關係專員進行統計，使用的表樣見表。
調動員工統計表
4.轉正員工管理——績效考核專員——《轉正員工統計表》
轉正員工主要涉及轉正前和轉正後的工資變動，原則上要按照轉正時間分前後兩段對工資分別進行核算，由績效考核專員進行統計，使用的表樣見表。
轉正員工統計表
5.績效考核結果——績效考核專員——《績效考核結果表》
績效考核結果涉及所有有績效工資的員工，所以，在製作工資表和工資發放的準備工作中，績效考核結果是非常重要的一項，由績效考核專員進行統計。具體的表樣由於崗位屬性或公司業務性質的差異可能會有很大差別，在此，僅提供一個通用的模版以供參考(參見表)。
績效考核結果表
6.工資調整管理——薪酬專員——《工資調整統計表》
工資的調整可能是由多種原因造成的，如職位升遷、調整，或定期的工資調整，或年度的工資調整，由薪酬專員進行統計，使用的表樣見表。
工資調整統計表
7.員工考勤管理——薪酬專員——《員工考勤統計表》
員工考勤是員工出勤情況的記錄，與工資有直接的關聯關係，其中多項涉及工資扣款，如遲到、早退、曠工等，由薪酬專員進行統計，使用的表樣見表。
員工考勤統計表
8.員工社保/公積金管理——薪酬專員——《員工社保/公積金統計表》
員工的社會保險(五險)、公積金中有按月計算的個人扣款部分，必須提前統計，並列入工資中，由薪酬專員進行統計，使用的表樣見表。
員工社保/公積金統計表
9.員工補貼管理——薪酬專員——《員工補貼統計表》
員工補貼涉及工資的增項，補貼可能是福利，也可能是臨時工資，原則上補貼應全部列為稅前工資，由薪酬專員進行統計，使用的表樣見表。
員工補貼統計表
10.員工扣款管理——薪酬專員——《員工扣款統計表》
員工扣款涉及工資的減項，扣款可能是員工扣款，也可能是福利費用，如宿舍費等，扣款分為稅前扣款和稅後扣款，要注意區分，由薪酬專員進行統計，使用的表樣見表。
員工扣款統計表
11.其他與工資相關的管理——各HR專員——相關統計表
除以上與工資相關的通常項目和常用表格外，在實踐中還可能有其他的管理項目與工資相關，薪酬專員要注意及時收集與整理，與各HR團隊成員緊密交流，並積累形成固定格式的統計表，以提高效率。
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