無論是企業，還是事業單位都需要編寫一套完整的“管理體系文件”，其涵蓋了我們平時經常說的各種規章制度，以及各種認證（包含質量體系認證、管理體系認證和產品體系認證）需要的文件，無論你是做質量體系的ISO9001，還是做管理體系的ISO14001（環境管理體系）和OHSAS18001（職業健康和安全管理體系），還是做產品認證的3C（國內強制性產品認證），CE（CONFORMITE EUROPEENNE）（歐盟強制性安全認證），以及歐盟的E-MARK認證和醫療行業的GMP(GOOD MANUFACTURING PRACTICE)認證等，都是需要編寫一套完整的管理體系文件，所以編寫文件的重要性不言而喻。
那麼怎麼來編寫體系文件呢？只要遵循這9大原則，不僅文件編寫順暢，而且編寫的文件適用，你的能力也會得到領導的肯定與認可。
第一：所有文件或制度編寫必須要遵照適用性原則，即“寫我們所做的，做我們所寫的”，一個文件或制度操作性不強，就會失去其真正的意義，不能圍著編寫文件而編寫，有時候，我們經常去網上當了很多制度，作為公司的制度，來湊數或完成任務，這樣是不適用的。因為不同公司的文化不一樣，不同公司的管理模式也是不一樣的，可以參考其中的一些細節和內容完整性，但不可照搬照抄，更不可直接引用，所以我們在編寫公司制度的時候，首先你要對公司現行情況要非常瞭解，否則你所寫的文件肯定是問題百出；
第二：要遵照現行的國際標準化體系要求的文件才是合規的文件，尤其是我們在編寫體系認證的文件，往往忽略了標準要求，或者不懂標準中的規定或要求，或者忽略了現行版本要求的，都是不合規的文件。例如，我曾見過一家企業文件編寫得非常漂亮，也非常完整，後來我問他這個文件從哪裡來的，他主動告訴我，是從網上買的模板，我從中挑選了幾個問題，如ISO9001:2015版中規定要組織要有應對風險和機遇的管控這塊有嚴格要求的，你們是怎麼識別組織風險的，再者對知識管理這塊你怎麼沒有文件說明，他說不知道，這說明一個不懂最新標準的要求，新版標準與老版標準要求不一樣，他不明白，人家給他是ISO9001:2008版文件模板；
第三：編寫文件或制度要遵照自上而下的原則，即先編寫高階文件，或先領會公司高層的要求和主旨，然後圍繞這些要求，策劃下階其支撐性文件，這樣才會使文件的接口性順暢。如我們在編寫質量體系或管理體系文件的時候，先按照國際標準化組織體系標準要求，先將《質量手冊》或《管理手冊》編寫好，然後圍繞這手冊中的條款要求，進行策劃下階文件的文件主題和內容，這樣就不會造成文件接口性和體系條款缺失受到影響；
第四：文件編寫過程中要嚴格把控好其三性（操作性、接口性和現行性），一份好的文件評價標準就是這“三性”是否到位。操作性就是文件跟公司現實管理現狀的吻合；文件的接口性就是文件與文件之間內容上的規定不會產生自相矛盾的情況，不同文件中對同一事情的規定或要求，可採用引用《XX文件》中什麼條款的要求或規定即可。我曾經見到過一家企業在《作業指導書》中，對車間和實驗室規定了“環境溫溼度”要求，且用數據標明瞭，結果在車間的“施工表”中也規定了，且數值不一樣，這就是文件接口性較差，我們為了徹底解決此類問題，可採取在《作業指導書》中規定的環境溫溼度可參見“施工表”中要求即可；現行性就是文件必須要嚴格按照最新版本的國際標準，或者公司的最新要求，不能因為事情或環境變化了，或者管理方式變化了，你的文件規定中沒有變，這就是現行性不符合體系要求的；
第五：文件編寫過程中要遵守全員參與的原則，不能搞一言堂，或一人秀，這是不切實際的，因為一個人懂的東西是有限的，且不同場所，不同部門，不同作業模塊，其具體操作方法和流程是不一樣的，這樣你必須要發揮廣大員工是作用，那些具體操作者才是真正的專家，他們才是最清楚的，所以只有他們參與了，這樣他們自己編寫的文件才是最實用的，千萬別搞“一人秀或一言堂”；
第六：文件編寫中要先學習國際標準，再進行策劃實施，只有標準明白了，要求掌握了，這樣做起來才順手，不可採用邊學邊做的思路，這樣很容易造成不成系統，會存在重複建設或返工的現象。無論你們是老企業，還是新成立的企業，或者曾經做過一些體系認證的企業，也要先掌握新標準要求，然後才去實施，這樣才會事半功倍；
第七：要成立文件或制度編寫小組，統一思想，明確思路，統一行動，職責劃分要清晰，對於管理盲區，凡是標準有要求的，都要有著落，不能存在體系條款要求性的缺失，不能因為現實中沒有人去做，就不去規定或要求；
第八：文件編寫好後要採取先試運行，再持續改進，逐步整改或修訂的原則，很多規定或要求，只有去實施，才知道其好壞，才明白其適用不適用，操作性怎樣，不敢嘗試，不想去試用都是不切實際的做法；
第九：體系文件試運行三個月後要做內審和管理評審 ，這持續改進的思想，也是符合體系要求的思維。公司內部要成立內審組，每家公司至少要有1-3名取證的內審員，可以組織其他參與文件編寫的人員成立內審組，組織公司首次內審，內審後的資料作為管理評審的輸入，召開公司管理評審大會，所有的資料和文件均要存檔，作為外審的輸入，只有我們懂得了其方法和要求，才能保障公司管理體系的順利推進和開展。
綜上：我們在編寫文件或規章制度的時候，只有懂得和遵循以上9大原則和方法，懂得做事流程和事理，做個明白人，這樣我們所做的工作才會有成效。
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